Patrice PASSY: DB CONSEILS vous aide à améliorer le pilotage de votre entreprise

Comment piloter avec réussite votre entreprise en contexte africain ?

Un proverbe américain affirme : "Cash is more than your mother". Autrement dit, "l'argent est plus important que ta mère"...

Quelles que soient la taille et l'activité de votre entreprise, le suivi de la trésorerie est incontournable. Le besoin en fonds de roulement (BFR) constitue un autre indicateur important. Plus une affaire se développe, plus son BFR risque d'exploser, et sa trésorerie de plonger dans le rouge. Prenons l'exemple d'une entreprise du BTP qui décroche un énorme contrat équivalant aux deux tiers de son chiffre d'affaires : avant de commencer à facturer ses travaux, elle devra payer des heures supplémentaires, les salaires de nouveaux embauchés en CDD, de grosses factures de matériaux, etc. De quoi la conduire tout droit, si elle n'y prend pas garde, à la cessation de paiements !

Cette situation est récurrente dans les entreprises africaines, à cause d'une gestion incohérente de sa trésorerie.

DB CONSEILS vous aide à améliorer le pilotage de votre entreprise

Disposer d'un clignotant permettra de prendre les mesures nécessaires au bon moment. Enfin, si la société a contracté des emprunts, ses dirigeants ont intérêt à surveiller régulièrement son niveau d'endettement et à le comparer aux fonds propres. La côte d'alerte est atteinte quand le premier égale ou dépasse les seconds. Pour optimiser le pilotage de son entreprise, il faut donc suivre en temps réel l’évolution de l’activité et la performance à tous les échelons de la structure. De la direction générale aux services administratifs, commerciaux et de production, tout le monde œuvre pour que le bateau arrive à bon port.

Piloter, c’est donc coordonner les efforts de tous autour d’un objectif commun.

Au préalable, il convient de rappeler que le principal objectif du pilotage, outre la mesure et l’analyse, est de permettre l’action. Sa vocation première est l’aide à la prise de décisions. Il se révèle d’autant plus important qu’il conforte le dirigeant dans la direction qu’il a prise pour son entreprise, ou qu’il lui indique de prendre au plus vite un tout autre chemin pour éviter de mettre celle-ci en péril.

Pour suivre de près la fluctuation de votre activité, il est crucial d’avoir les bons indicateurs qui vous fournissent une vision claire et cohérente de la situation. Définir scrupuleusement ces derniers est donc capital pour des analyses précises et cohérentes. N’oubliez pas que suivre étroitement la progression des choses vous permet d’intervenir à temps et de ne pas être dépassé par les éventuels lacunes et dysfonctionnements.

Chacun pourra ainsi adapter sa démarche à la ligne directrice fixée. Suivre, contrôler, partager et communiquer permet ainsi de coller en permanence à la stratégie globale de l’entreprise. Sachez qu'il existe des outils de pilotage permettant aux petites et moyennes entreprises de gérer leur activité efficacement et simplement. Les tâches quotidiennes (facturation, paie, saisie comptable...) seront réalisables en quelques clics. Le pilotage de l'entreprise peut donc être réalisé en temps réel et l'activité et les performances seront évaluées en continu.

De mon expérience africaine, j’ai constaté que plusieurs dirigeants d'entreprise évoquaient des difficultés communes à réussir leur projet, certains sachant les résoudre pendant que d’autres restaient à quai. D’où l’idée d’aider les dirigeants de petites entreprises familiales africaines à se poser les bonnes questions et à y apporter les bonnes réponses. DB CONSEILS, Leader Africain des Solutions d'Entreprise, vous aide à améliorer la performance de votre entreprise grâce au respect de fondamentaux dont la plupart ne vous sont probablement pas inconnus, mais que vous avez peut-être sous-estimés ou pas su correctement mettre en oeuvre.

Notre expérience nous a permit de développer un appareil de solutions pour les PME-PMI africaines composé de:

Outils et méthodes de résolution des dysfonctionnements de l'entreprise
KIT PME-PME (solutions d'entreprise sur-mesure)
Plan de dynamisation interne d'une entreprise
Tabouret d'entreprise

Pour les formations intra ou interentreprises, nous avons mis sur pied, un dispositif d'ingénierie de formation composé d'un:

KIT Formation PME-PMI
Plan de formation entreprises (sessions de formation à la carte)

A VOS COTES POUR VOUS RENDRE PERFORMANT

Une entreprise est performante lorsque son dirigeant est performant, c’est-à-dire qu’il exerce avec brio son vrai métier : chef d’entreprise. Brio signifie qu’il pilote non pas une ou deux fonctions, mais l’ensemble des fonctions de son entreprise en ayant un œil sur la performance de chacune. Bien évidemment, cela ne signifie pas qu’il fait tout en lieu et place de ses salariés, surtout pas. Ainsi, le dirigeant performant atteint au moins 3 objectifs :

amélioration de la rentabilité de l’entreprise,
fonctionnement de l’entreprise autonome du dirigeant,
et pérennité du modèle économique.

Ce n’est pas facile, mais beaucoup y arrivent avec méthode, rigueur, anticipation et persévérance.

Les dirigeants des PME-PMI africaines ont cette tendance naturelle à piloter leur entreprise à vue. A l’aide d’un (utile) logiciel Excel, c’est souvent toute l’entreprise qui est dirigée. Si celui-ci peut s’avérer pratique pour réaliser des projections de trésorerie ou encore des calculs simples, il ne peut rester l’unique outil du dirigeant. Ceci surtout quand l'entreprise se développe : la fonction du dirigeant évolue, les activités de pilotage prennent de plus en plus de temps et les données à fournir se complexifient. Je fais une analogie avec le corps humain. Ce dernier est constitué d’organes vitaux (cœurs, poumons, foie, etc.) tous aussi importants les uns que les autres. Ne semblerait-il, en effet, pas incohérent de courir quotidiennement pour entretenir son cœur … tout en oubliant ses poumons en fumant 4 paquets de cigarettes par jour ?

Il en est de même pour une entreprise : dirige-t-on correctement lorsque l’on consacre son temps, son énergie et ses ressources à une fonction (la Production par exemple) au détriment des autres (Gestion, commerciale, RH, etc.) ?

D’où ce concept de tabouret constitué de 3 pieds (Commercial, Production, Finance), d’une assise (Organisation) et d’un dossier (Pilotage) : de l’équilibre de ces 5 composantes dépendra la réussite.

Il faut donc établir des stratégies de pilotage et favoriser la planification au lieu de l’improvisation. L’avancement de tout projet exige en effet un suivi rapproché et une veille permanente. L’exercice du pilotage d’entreprise est une lourde tâche que vous soyez dirigeant d’une structure sans salarié ou d’une organisation plus conséquente. Il est fondamental de comprendre que ce rôle ne s’improvise pas, d’une part pour garantir la pérennité de l’entreprise à court ou moyen terme, et d’autre part pour la développer sur le plus long terme.

Mais comment piloter au mieux son entreprise et quels outils de pilotage choisir ?

Plus de 70 % des dirigeants de PME n'ont pas d'outil de pilotage de leurs affaires et ils sont même 90 % à naviguer à vue dans les très petites entreprises. C'est le constat alarmiste qui ressort de différents diagnostics participatifs que DB CONSEILS réalise dans les entreprises. Or, dans un environnement où les mutations ne font que s'accélérer, conduire sans tableau de bord devient chaque jour plus dangereux. Et mettre en place un outil de suivi ne nécessite pas de construire une usine à gaz, ni de se ruiner en logiciels de gestion.

La meilleure formule réside dans un nombre d'indicateurs judicieusement sélectionnés. Combien ? Entre dix et vingt, que l'on peut répartir schématiquement en six grandes familles : critères financiers, d'activité, de coûts, de rentabilité, de productivité, et indicateurs spécifiques. Pour être opérationnel, il est souhaitable que votre tableau de bord comporte au moins un indicateur de chaque famille.

Un plan de route

Une fois vos objectifs fixés et votre plan d’action mis en place, élaborez les démarches à respecter pour atteindre les résultats escomptés. Commencera alors un pilotage stratégique qu’il vous faudra maîtriser pour conduire votre société à son point de mire. Pour y arriver, il vous faudra impérativement contrôler le cheminement des données en interne.

Une communication fluide est le premier requis pour la bonne circulation des informations. Il ne s’agit pas que chacun soit dans son coin pour ne faire que ce qu’il estime de son ressort. Tous les « métiers » et les services d’une entreprise doivent œuvrer dans une direction commune. Il est donc capital de bannir la notion de « territoire » en faveur d’une approche moins individuelle et plus contributive pour joindre les efforts de tous les collaborateurs impliqués dans un projet. Chaque département doit ainsi détenir les informations requises à son fonctionnement mais aussi celles en provenance des autres équipes pour s’assurer qu’on évite chevauchement et redondance.

Certaines informations doivent devenir disponibles immédiatement pour permettre une meilleure réactivité et une meilleure prise de décision.

Taille des encours par type, création rapide de factures, relances automatiques des impayés, comptabilité analytique, comptes de résultats comparés d’un mois sur l’autre, types de produits qui rapportent le plus, augmentation des dépenses par catégorie, suivi des devis, information automatique des signatures par votre équipe … autant d’éléments qu’il vous faudra suivre et dont l’automatisation ne représente pas un luxe. La bonne prise en main de ces éléments aujourd’hui vous permettra de gagner un temps précieux lors de votre développement, de ne plus dire « je ne sais pas » aux requêtes de vos collègues et responsables et surtout de disposer des données clés lors de votre prise de décision.

Mais de quels choix parlons-nous ?

Levée de fonds, demande à la banque d’un crédit,
développement d’une activité,
embauche d’un salarié,
abandon d’une activité ou d’un produit, réduction d’une charge…

Voici une sélection des aides à la gestion de l'entreprise

Evoliz

L’idée de ce concept repose essentiellement sur le fait de mettre la thématique de la gestion d’entreprise à la portée de tout entrepreneur. Le principe de ce logiciel est bien entendu que cela soit rendu accessible à tous. Pour ce faire, il est question de centraliser l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise pour améliorer ses performances au quotidien

www.envoliz.com

Sage One

Vous permet d’élaborer simplement et rapidement la gestion de l’ensemble de vos devis et factures. Où que vous soyez, suivez en direct votre activité commerciale, vos recettes, dépenses et trésorerie et échangez avec votre expert-comptable. Développez la collaboration entre votre cabinet et vos clients avec accès direct à leurs dossiers

www.sageone.fr

Itool

Itool s’appuie sur des fondamentaux liés à l’internet professionnel. Premier éditeur français de logiciel en ligne depuis 2000, itoll s’adresse aux créateurs, auto-entrepreneurs, artisans, et petites entreprises. Il propose un service en ligne permettant de gérer à distance la comptabilité et la facturation

www.itool.com